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與「疫」共存時代來臨 企業主不可不知的遠端管理

一個陽光正好的午後,一名公司職員因為同事確診新冠肺炎 (COVID-19) 而被迫「在家工作」(WFH, Work from home),這時他打給主管,想確定新品DM的架構內容。電話那頭人聲鼎沸沛,主管悠悠跟他說:「我正在排隊買快篩試劑,也順便去藥局再拿幾份DM來參考。」

當共存成為事實 遠端管理便是常態
一個陽光正好的午後,一名公司職員因為同事確診新冠肺炎 (COVID-19) 而被迫「在家工作」(WFH, Work from home),這時他打給主管,想確定新品DM的架構內容。電話那頭人聲鼎沸沛,主管悠悠跟他說:「我正在排隊買快篩試劑,也順便去藥局再拿幾份DM來參考。」

你沒看錯,這是真實發生在當今臺灣的事例,因為與「疫」共存的時代來臨,在政策面的急迫轉換下,我們都會面對類似的情境:情況嚴峻時,不得不選擇遠端交辦工作事項、溝通產出內容。這時不論我們是員工或企業主,都必須瞭解遠端管理的利弊,如何「遠弊近利」成了這個時代的功課。

遠端管理所帶來的大離職潮
在疫情來臨後,從居家分流到遠端作業,許多人發現原來75%以上的工作都可以在家中完成,也因此省去了通勤時間,能多多陪伴孩子與家人。對公司來說,可以減少實體的營運成本,進而思考數位轉型的可能。這樣的反省,甚至給世界帶來了大離職潮 (The Great Resignation)。

「既然我可以遠端作業,那麼我真的有必要待在毫無彈性的公司嗎?」這是許多人開始思考的問題。

你的彈性不是你以為的彈性
遠端管理看似利大於弊,卻也讓許多企業主感到頭痛,據經理人月刊調查顯示,2021年有6成的主管表示遠端作業增加許多溝通成本,又有近4成人指出在員工出缺勤管理上不易,甚至不曉得其工作情況。因此遠端管理雖然充滿彈性,但在企業主與員工之間卻有著認知上的距離,有人覺得遠端作業很棒,有人覺得遠端作業不易管理、缺乏溫度。到頭來「你的彈性不是你以為的彈性」這樣的認知差距可能會使員工與企業主的信賴基礎產生動搖。

如何遠弊近利是必要課題
在這樣的時局下,如何在遠端管理的情境裡游刃有餘成為必要課題,因此海外某些企業近期採用「混合工作模式」。如蘋果 (Apple) 要求員工每週可在家工作2日,必須進辦公室3日,引發內部討論;又或如愛立信 (Ericsson) 創立平台,與全球員工一同討論遠端管理的可行性,整理意見後準備在疫情結束時創立新工作模式。
以上的例子再再顯示出:遠端管理既是疫情下不得不然的調整,又可能是未來許多產業的必然方向。不僅考驗了員工作業能力,也考驗企業主的管理智慧。這也是人力資源 (Human Resources) 領域無時無刻不在研討的議題。

我們不可不知的遠端管理
在這樣的態勢下,遠端管理便成為我們不可不知的事。管理雖然沒有一定的方法,但萬變不離其宗,人事考核顧問領導品牌—明日之團提供了以下幾點面向做為遠距管理的參考:

一、 關心員工個人需求狀況

疫情瞬息萬變,每個員工的生活背景也不盡相同,在這樣的狀況下管理方可多加瞭解員工個人需求,支持其身心以利工作效益提升。

二、 制定清晰目標定時考核

遠距作業最常遇到的問題就是「不知道彼此的工作狀況」,因此訂定目標與定時考核是管理的重點。我們可先擬定雙方合意的短、中、長期工作目標,設下工作日誌撰寫機制、週會及月會線上匯報進度等方式考核對方績效,這樣更能掌握彼此進度。但要注意的是會議不宜冗長,否則會消磨彼此精神,如此可能會有反效果。

三、善用雲端工具掌握情勢

疫情對企業衝擊頗大,雖然有了去年的經驗,但身處疫情狀況急轉直下的臺灣企業主與員工,仍然有些措手不及。在這樣的潮流裡,我們或許可以反向思考引入新工具的可能。如在過去我們習慣線下交流,現在則發現線上也是個選擇,因此我們使用許多線上會議軟體。同樣的在管理層面,遠距管理成為顯學,那麼是否該使用雲端工具進行考核,甚至對員工的差勤、生活狀況做一次全面性整合與盤點,或許也是企業主可以思考的問題。

就選擇明日共創勞資雙贏
明日之團2008年成立於日本,多年來已是上千家日企選定的人資品牌,從績效制度建立到差勤考核皆有專業顧問協助,在雲端化的管理上,也擁有實績。

因此在與疫共存的時代裡,遠端管理雖然讓人傷透腦筋,但絕對不是無法可解。企業與員工若是就「考核」、「差勤」甚至「教育」等事具有相同認知,那麼距離或許就不是那麼大的問題,離勞資雙贏的局面也就不遠。