企業瘦身評估,如何掌握必要人力?
疫情影響下,許多企業面臨營利驟減,導致入不敷出甚至周轉不靈,在收入無法增加的情況下,必須直面縮減成本問題。俗話說危機即是轉機,企業也可藉此機會檢視人力配置,在工作量減少的情況下,冗員圖窮匕見,藉由專業考核系統篩檢出不必要的人力,為企業提升競爭力。
大型企業常有冗員增加人力成本的問題,但因為冗員難以辨別,僅能在高人事支出中略知一二,卻無法做出實際作為改善,讓企業主困擾不已。要想改善冗員耗費過多經費的問題,首先要找出產生冗員的原因並著手解決,在高冗員比例的企業通常會有以下四種問題:
一、 企業部門業務內容重疊
因為工作分配不明確,使不同部門卻執行相同內容的任務,例如本該由A部門處理的任務分攤至A、B兩部門,因此產生了部分閒置人力。企業主應重新檢視工作分配,並且優化人力資源配置以精簡架構,可透過考核找出能力不足的員工,利用優退制度減少冗員的人事成本,並提供進修學習的機會,讓其餘員工能藉由提升能力來補足人力缺口,優化人力資源配置,增加職能以發揮最大工作價值。在人力大洗牌的情況下,別忘了也一併檢視薪資級距,以免合適的人才因為不合理的待遇離開。
二、 主管過度擴大團隊規模
部分主管會因為高估任務的內容或不明確的目標追求,將團隊無意義的擴編,使部分員工閒置。人力資源過剩也是一種企業危機,因為多餘的支出將會蠶食應有的經費,使企業吸收不必要的成本,進而影響其他支出。企業可以將部分人力的固定成本轉為變動成本,在有任務的時候才投入支援,平時則維持基本工作內容,或是直接以約聘方式與專業人才及專家合作等,運用外部資源,將非核心業務外包,避免員工只有在任務來臨時才有工作。要達成頻繁的人力調度,需要明確檢視任務內容,並且仔細審核績效表現,因此專業的考核工具必不可少。
三、 未能明確量化工作時間
優秀的企業通常不會有員工在待機,因為所有任務都在時程上進行。這是由於管理者與員工明確量化工作內容和完成時間,且雙方亦達成對任務的共識,有了共同目標,就能更有效率的完成任務。若管理者低估冗員可負擔的工作量,卻為了讓任務能及時完成而再增加不必要的人力,將使冗員更加怠惰,成為惡性循環。利用考核分析員工的能力,將工作內容及時間明確量化,並實施絕對考核,才能有效揪出團隊中的害群之馬。
四、 未隨科技進步縮短工時
科技日新月異,為工作提供了許多方便性,若員工因為傳統或不願意吸收新知而使用繁瑣的舊方法,例如堅持使用紙本檔案或無效率的考核管理,導致浪費不必要的人力,其實也會成為冗員。確保每份支出都有相對應的收入,這是企業主所追求的,但如果在高時間成本下卻無高工作效益,也會成為一種企業資源的虛耗。
為避免不必要的支出,企業應視情況縮減人力,並給予內部培訓或提供進修機會,以提升員工的市場價值。員工是企業的人才資產,當員工的能力越佳,薪資的單位成本就會降得越低,對企業百利無一害。學習運用外部資源也是企業需要與時俱進的必然前景,透過運用千家日本企業指名專用的「明日之團考核系統」,將考績資料雲端化,工作進度管理更方便;並為團隊設定具體行動目標,實施絕對考核,確保工作成果無落差;藉由數位課程的建立,輕鬆完成內訓及驗收。精簡組織對企業來說並不容易,但許多頂尖企業都是經過多次的內部調整,才有如今的出色成果。明日之團為您剷去虛擲企業資源的冗員,促進健康高效團隊的成長。